Позиция и планы новоизбранного министра Кабинета министров Дмитрия Дубилета не может не радовать нас, консультантов, людей, которые давно воюют с проблемой бумажной волокиты в бизнесе и госведомствах.
Уход от «бумаги» в сторону электронного документооборота (ЭД), который планирует осуществить молодой политик, поможет многим из нас сэкономить время, средства и при этом соблюсти все нормы закона.
Для примера приведу цифры, ведь они эффективнее слов могу продемонстрировать все преимущества электронного документооборота.
В сети попались результаты исследования американской компании Advanced Processing&Imaging, где приводились следующие цифры:
По проведенным подсчетам в США используется около 4 триллионов документов на бумажных носителях и их количество растет на 22 % в год.
Порядка 90% из них не выходит за пределы офиса, а просто передается от сотрудника к сотруднику.
В среднем каждый документ копируется 19 раз.
Половина рабочего времени уходит на поиск необходимой информации и только 10 % на ее изучение.
Около 8% документов попросту теряется.
В результате исследования компания пришла к выводу, что небольшое предприятие, состоящее из 20 сотрудников, тратит на копирование или печать различных документов около $180 тыс. Достаточно внушительная цифра, чтобы задуматься об отказе от «бумаги».
Дмитрий Дубилет на своей странице в соцсетях также приводил цифру, которая ярко демонстрирует потери бюджета. По его оценке, только на канцелярию вокруг кадровых документов государство тратит 50-100 млн грн. ежегодно. А в целом государство тратит на канцелярию и бумаги от миллиарда гривен (!) в год. Задумайтесь только!
Среди существенных преимуществ внедрения систем электронного документооборота (кроме того, что это всем упрощает жизнь):
Обеспечивает прозрачность и эффективный контроль над созданием, получением и исполнением документов, максимально ускоряет бизнес-процессы. Мы боремся за прозрачность работы бизнеса уже не первый год, так как считаем, что порядочность каждого из нас подтолкнет страну к качественным изменениям и прогрессу.
На практике часть поручений работниками просто не выполняется. В системе электронного документооборота руководитель может контролировать все рабочие процессы, скорость и качество выполнения, а, главное, результат работы.
Электронный документооборот обеспечивает более быстрое создание, поиск, обработку и рассылку документов, а также автоматическое составление сводок, отчетов и реестров, что позволяет оперативно и качественно выполнять работу и, в конечном итоге, оптимизировать бизнес-процессы.
Любое предприятие уделяет внимание сохранению конфиденциальности. Ведь утеря ценной информации может привести к миллионным потерям. В случае работы в системе электронного документооборота можно четко регламентировать доступ к информации в зависимости от полномочий работника
Электронный документооборот позволяет оптимизировать процесс обучения новых сотрудников и внедрение новых процессов в компанию.
Также с помощью ЭД быстрее адаптироваться к изменениям на рынке международных стандартов. При возникновении новых стандартов компания, работающая в системе электронного документооборота, может изменить свои документы под новый шаблон, что повышает уровень конкурентоспособности на рынке.
Кроме внедрения электронного документооборота, не может не радовать еще одна инициатива Дмитрия Дубилета – передача бухгалтерской и кадровой функций на аутсорсинг. Мы уже пятый год твердим о том, что такие решения очень эффективны. Ведь, как показывает практика, передача рутинных услуг на аутсорсинг сокращает расходы как минимум на 10%, в разы увеличивает время для управленческого и стратегического решению задачи, повышает ценность бизнеса и его финансовые результаты.
Так что мы приветствуем инициативы правительства и готовы всячески помочь Украине осуществить рывок вперед.